2012年4月16日，中共中央办公厅和国务院办公厅印发了《党政机关公文处理工作条例》。国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）于2012年6月29日发布，2012年7月1日起正式实施。

    按照《党政机关公文格式》规定，公文格式各要素编排需要特别注意的规则

    本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，版头有份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号和签发人6个要素，其中前3个和第6个要素不是所有文件都有；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体，主体有标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件9个要素；公文末页首条分隔线以下，末条分割线以上的部分称为版记，版记有抄送机关、印发机关和印发日期两个要素；页码是版心外要素。

    关于发文字号

    发文字号由“发文机关代字”“年份”和“发文顺序号”三个部分组成。“年份”要用全称，不可简化，如“2011”不可写成“11”。“年份”应用六角括号“〔 〕”括起。切记，六角括号不是方括号“［ ］”（数学算式中的中括号）。下行文的发文字号居中排列；上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

    关于主送机关

    编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。（编排方法见本文中“关于版记”。）

    关于正文及结构层次序数的规范写法

    公文首页必须显示正文。编排于主送机关名称下一行，每一自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次标注：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”

    关于标点符号的使用

    公文中标点符号的使用应该符合2011年12月30日发布，2012年6月1日实施的最新国家标准《标点符号用法》（GB/T15834-2011）。公文中的点号（句号、问号、感叹号、逗号、顿号、分号、冒号）句末省略句，不得出现在一行之首；引号、括号、书名号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在一行之首；破折号不能一分为二，分居两行。

    关于发文机关署名、成文日期和印章

    加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

    联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署和成文日期，印象之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

    不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

    加盖签发人签名章的公文单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

        联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。

    成文日期是公文生效的时间，以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

    特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

    关于附注

    附注是对公文使用时需要注意的其他事项的说明，如请示性公文应在附注处注明联系人的姓名和电话号；下发的公文可在附注处注明公文的传达范围和是否公开发布等。附注不是对公文内容的解释或注释。

    需要特别注意的是，附注的位置要在"成文日期"的下一行，居左空两字，用圆括号括入，回行顶格。